2008年02月25日

大前研一氏のメールの極意

9割は無視? メール返信の極意

ビジネス・メールでは、プライベートでメールのやり取りを行う際
とは異なるルールがあり、それに逸脱すると返信しないという人が
増えています。かの大前研一氏は1日に受け取るメールのうち、9
割のメールは返信せずに「無視する」と言います。
日本を代表するコンサルタント、大前研一氏いわく、「メールの返
信が早い人は仕事も速い!」とのこと。 この考え方には賛否両論
あるでしょうね。 私の知人には、メールは敢えて1日2回のタイミ
ングでしか返さないという人がいます。それは、メールを受信して
それを読むという行為を行うことで、自分の仕事のペースを乱され
たくないからだそうです。一方で、大前氏のように、仕事に迅速性
が求められる人、しかもそれをマルチタスクで求められる人、さら
には自分が意思決定のキーパーソンになっている人というのは、メ
ールを即時レスポンスするようなスタイルが向いているのだと思い
ます。
livedoorニュース

大前氏のメールの極意は次のようなものです。

●送信者が受信者に対して求めるアクション(目的)が明示されて
いない場合。
 
可否の回答を求めているのか?
不明な点の説明を求めているのか?
具体的な行動を要求しているのか?
単に、用件の伝達を目的としているのか?など
1つの用件に関わるメールの送受信には 一往復で完了させるこ
とを原則としている為であるそう。

●1通のメールで複数の用件を伝えている場合。

用件が異なれば、レスポンスの内容、タイミング、CC相手、必要に
応じた転送先、メールの保存期間等々が異なる。

送信者としてはメール一つで済ませたいのだろうが、受信者として
は上記の理由より不便に感じる。

また、1通1用件が守られていれば、メールの件名は、具体的なメ
ール内容となるが、複数用件が列挙 されている場合は、件名も曖
昧になりがち。

受信者が即座に用件内容を理解できるようなタイトルは、多忙なビ
ジネスパーソンにとって重要。


自分の仕事のタイプ・性質を考えて、即時レスポンス派か定期レス
ポンス派のどちらにするかを考えると、周囲の人間に迷惑をかけず
に仕事の効率性を高めることができるようになるということですね。

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posted by 麻美のこのニュースは要チェックだよ at 15:21| ニュース